Datenschutzerklärung für Kundinnen und Kunden

Information nach Artikel 13 und 14 DSGVO · Stand 12. August 2026

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

NaDa Alltagshilfe UG (haftungsbeschränkt), Schloßstr. 29, 45355 Essen · Telefon 0201 85896977 · kontakt@nada-alltagshilfe.de

Vertreten durch die Geschäftsführer Marcus Häuser und Benjamin Tamm, jeweils einzelvertretungsberechtigt. Handelsregister: Amtsgericht Essen, HRB 38237.

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an datenschutz@nada-alltagshilfe.de oder telefonisch an 0201 85896977. Eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen bei uns nicht vor.

2. Welche Daten wir über Sie verarbeiten

• Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
• Angaben zur Pflege: Pflegegrad, Pflegekasse, Mitgliedsnummer sowie eine etwaige Abtretungserklärung.
• Leistungsdaten: vereinbarte Termine, erbrachte Stunden, Einsatzberichte und Ihre Unterschrift auf den Leistungsnachweisen.
• Vertrags- und Unterzeichnungsdaten: Ihre elektronische Unterschrift, der Zeitpunkt der Unterzeichnung sowie technische Protokolldaten des Unterzeichnungsvorgangs, die belegen, wann welche Unterlage unterschrieben und zur Kenntnis genommen wurde.
• Betreuungsrelevante Gesundheitsangaben, zum Beispiel zu Mobilität, Orientierung, Allergien oder besonderen Hinweisen für den Einsatz. Diese Angaben gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO und werden entsprechend geschützt.
• Daten aus dem Klientenportal: Zugangs- und Nutzungsdaten, dort vereinbarte Termine, hochgeladene Dokumente und Nachrichten.
• Abrechnungsdaten: Rechnungen, Leistungsnachweise, Zahlungseingänge und, soweit Sie selbst zahlen, Ihre Bankverbindung.

Wenn Sie rechtlich betreut werden oder eine Vorsorgevollmacht besteht, verarbeiten wir zusätzlich Namen und Vertretungsnachweis der vertretenden Person. Kontaktdaten von Angehörigen oder Notfallkontakten erheben wir bewusst nicht.

3. Wozu wir die Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage

• Planung, Durchführung und Dokumentation der Alltagshilfe nach §§ 45a, 45b Sozialgesetzbuch Elftes Buch (SGB XI), Einsatz- und Terminplanung sowie Kommunikation mit Ihnen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Betreuungsvertrages).
• Gesundheitsbezogene Angaben: Art. 9 Abs. 2 lit. h in Verbindung mit Abs. 3 DSGVO und § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b Bundesdatenschutzgesetz. Alle Mitarbeitenden sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
• Abrechnung über den Entlastungsbetrag beziehungsweise gegenüber Selbstzahlern: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit § 45b SGB XI.
• Betrieb der Systeme, mit denen wir diese Aufgaben erledigen: Dokumentationssoftware, Klientenportal, E-Mail und Dateiablage sowie KI-gestützte Assistenz bei Verwaltungsaufgaben. Diese Systeme sind das Mittel der Vertragsdurchführung und der gesetzlichen Dokumentation: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
• Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 Abgabenordnung.
• Nachweise gegenüber der Stadt Essen als Aufsichtsbehörde: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der Anerkennungs- und Förderungsverordnung Nordrhein-Westfalen.

Auf eine Einwilligung stützen wir keine Verarbeitung; wir holen keine Einwilligungen ein.

4. Woher die Daten stammen

In der Regel erheben wir die Daten direkt bei Ihnen. Werden Sie rechtlich vertreten, erhalten wir sie von der vertretenden Person. Von Ihrer Pflegekasse erhalten wir Angaben zur Kostenübernahme.

5. Wer die Daten erhält

• Ihre Pflegekasse, soweit wir direkt mit ihr abrechnen. Die Pflegekasse ist dabei eigenständig verantwortlich; Grundlage sind §§ 104, 105 SGB XI und §§ 67 ff. Sozialgesetzbuch Zehntes Buch.
• Liyana GmbH mit der Software Pflegeberatung.SOFTWARE „Joey" als führendes System unserer Betreuungs- und Pflegedokumentation. Darüber laufen auch der geschützte Kundenbereich und die elektronische Unterzeichnung Ihres Vertrages. Auftragsverarbeiter, Verarbeitung ausschließlich in Deutschland und der Europäischen Union.
• Supabase Pte. Ltd. als technischer Betreiber der Datenbank hinter unserem Portal. Auftragsverarbeiter.
• Google Ireland Limited für Google Workspace (E-Mail und Dateiablage). Auftragsverarbeiter. Gesundheitsbezogene Angaben liegen in einer gesonderten Ablage, die ausschließlich der Geschäftsführung freigegeben ist.
• Anthropic Ireland Limited für KI-gestützte Assistenz bei Verwaltungsaufgaben. Auftragsverarbeiter. Der KI-Zugang ist auf einen Arbeitsbereich ohne Kundenablage und auf eine Datenbanksicht ohne Gesundheitsangaben beschränkt; für die Kundenablage und für Gesundheitsangaben ist er nicht freigegeben.
• Die Stadt Essen als Aufsichtsbehörde, soweit sie im Rahmen ihrer Prüfrechte Nachweise anfordert.

Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken oder ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

6. Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union

Bei Supabase können Daten in den Vereinigten Staaten und in Singapur verarbeitet werden, bei Google sind Support-Zugriffe aus den Vereinigten Staaten möglich, bei Anthropic erfolgt die Verarbeitung in Irland und den Vereinigten Staaten; Grundlage sind jeweils die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Eine Kopie dieser Standardvertragsklauseln sowie unsere Risikoprüfungen dazu erhalten Sie auf Anfrage unter datenschutz@nada-alltagshilfe.de.

7. Wie lange wir die Daten speichern

• Einsatzberichte und Betreuungsdokumentation: acht Jahre nach Ende der Betreuung, soweit sie Beleg- oder Nachweisfunktion haben, sonst drei Jahre nach Ende der Betreuung.
• Stammdaten ohne Belegfunktion sowie Inhalte des Klientenportals: drei Jahre nach Ende der Betreuung.
• Rechnungen, Buchungsbelege und Leistungsnachweise: acht Jahre nach § 147 Abgabenordnung. Jahresabschlüsse und Bücher: zehn Jahre.

Verstirbt die betreute Person, laufen diese Fristen ab dem Todestag weiter. Daten, die wir nur noch wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten vorhalten, werden gesperrt und nicht mehr für andere Zwecke genutzt.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de.

9. Müssen Sie die Daten bereitstellen?

Für den Abschluss und die Durchführung des Betreuungsvertrages sowie für die Abrechnung mit Ihrer Pflegekasse sind die genannten Daten erforderlich. Ohne sie können wir die Leistungen nicht erbringen und nicht abrechnen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

10. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Änderungen

Ändern sich die Verarbeitung oder die eingesetzten Dienstleister wesentlich, informieren wir Sie und stellen Ihnen eine aktualisierte Fassung zur Verfügung.

12. Wie Sie diese Erklärung erhalten

Diese Erklärung ist dauerhaft auf dieser Seite abrufbar; darauf weisen wir Sie vor Vertragsschluss hin. Zusätzlich zeigen wir sie Ihnen bei der elektronischen Unterzeichnung des Vertrages an und halten Ihre Kenntnisnahme fest. Auf Verlangen händigen wir sie Ihnen ausgedruckt aus oder erläutern sie Ihnen mündlich (Art. 12 Abs. 1 Satz 3 DSGVO).